Freelance : nos conseils pour optimiser votre temps sur le web

Devis, charges, clients, factures, vous devez tout gérer quand vous êtes freelance. Seul maître à bord, plus vous passez du temps sur une tâche moins vous en avez à consacrer pour une autre. A ce rythme, il est bon de comprendre comment et ou vous investissez votre temps pour être plus performant. Car comme dite ce vieil adage, le temps c’est (encore et toujours) de l’argent, et c’est d’autant plus vrai lorsque l’on travaille en tant qu’indépendant. Apprenez à apprivoiser le temps pour en faire un allié pour vos prochains projets.

Pourquoi évaluez son temps de travail est essentiel ?

Vous devez vous auto-évaluer pour comprendre ce que vous faites de votre journée. Compter ses heures pour améliorer sa productivité est fondamental. Savez-vous combien de temps vous prends la réalisation d’un devis personnalisé ? Ou encore la création d’un site vitrine ? Ou bien pour la rédaction de contenu, la prospection de nouveau client,…. La liste est bien longue.

Lors d’une journée de travail, prenez le temps de noter la tâche ainsi que l’heure à laquelle vous commencer une tâche et l’heure à laquelle vous la terminée. Votre journée de travail standard ne doit avoir aucun secret pour vous. En réalisant ce petit exercice, vous seriez certainement capable de comprendre votre mode d’organisation et le temps que vous passez sur chaque projet et ainsi calculé réellement votre salaire (charges déduites). En effet, évaluer son temps, c’est se positionner sur le marché avec un taux horaire juste.

Ainsi évaluer le temps que vous accordez à telles ou telles tâches est bénéfique sur de nombreux points, notamment pour connaître sa journée type, vous permet de savoir précisément sur quel axe améliorer sa productivité. De plus, facturer un client à son juste prix est gage de relation gagnante-gagnante. Evaluer son temps est aussi un excellent outil de mesure pour établir les heures à facturer chaque semaine pour s’y retrouver dans son activité. Plus vous vous disciplinez à travailler sur le paramètre temps, plus vous deviendrez efficace dans la réalisations de vos prochains projets similaires.

Suivez chaque tâche de vos projets

Après avoir définis les durées des différentes tâches qui rythment votre journée. Il est temps de définir précisément combien de tâches comporte un projet. Aussi personnel et différent qu’il soit, un projet se compose de plusieurs tâches. Posez-les toutes sur un document afin d’entamer un suivi pour chacune d’elles et procédez comme indiqué plus haut (inscrivez l’heure de début et l’heure de fin). Notez ensuite les résultats sur le document. Ce cadencier fera office de référence et ainsi vous guidera dans l’amélioration de votre organisation.

Notons que certaines tâches sont difficilement quantifiables. Par conséquent mieux vous connaissez précisément celles-ci, mieux vous pourrez les évaluer à la hausse lors de la rédaction d’un devis. Par exemple, concevoir un site web (maquette, développement, intégration et production, tests post-production) est très aléatoire donc il vaut mieux prévenir que guérir.

Pour un freelance optimiser est fondamental.

Faites une évaluation précise du temps de travail

Quand bien même vous connaissez le taux horaire moyen dans votre domaine d’activité, vous devez connaître le vôtre sur les doigts de la main (êtes-vous supérieur ou inférieur à la moyenne ? Cela est-il du à votre timing d’exécution ? Vos skills ?), pour pouvoir vous positionnez équitablement. Pour cela vous devez estimer un nombre d’heure moyen pour réaliser intégralement le projet de votre client pour lui proposer la meilleure offre possible. Vous pouvez avant tout séparés les tâches facturables et optionnelles à celles qui ne le sont pas (rédaction du devis, des éléments du contrat, impression et envoi de la facture). Cette évaluation vous offre une marge de manœuvre tant dans la justification de votre proposition que dans une éventuelle révision du devis.

Comment optimiser au mieux votre devis ?

Prenez l’habitude de lister les tâches qui formalisent le projet et ajoutez-y le nombre d’heures ou de jours (journée de 8 heures) que chacune d’elle prend. Pensez aussi à ajouter une section “optionnelle” pour y intégrer des itérations supplémentaires en veillant à bien mentionner les heures. Pour donner plus de valeurs à ce document, vous pouvez ajouter les tâches non facturables mais indispensables au bon déroulement du projet. Multipliez le nombre total d’heures par votre tarif horaire, vous obtiendrez le montant total de la prestation.

Limitez votre procrastination avec des applications

Ce sujet très controversé est bien à rappeler à tous les indépendants qui travaillent sur le web, le temps passé à procrastiner est un temps sacrifié et non rentabilisé. Pour ne plus reporter au lendemain ce que vous pouvez faire maintenant, encore faut-il s’organiser et anticiper les écarts. Soit vous avez de la volonté, soit vous avez besoin d’être aidé. Et pour cela des applications existent pour éviter de vous disperser. Certaines bloquent les sites et plateformes les plus chronophages, d’autres vous aident dans la gestion de votre projet, quand enfin d’autres vous permet d’augmenter votre productivité.

Voici une sélection de trois applications gratuites et disponibles pour Mac et/où Windows pour gagner du temps au quotidien. Tout d’abord se concentrer sans être perturbé, il y a Isolator est une application qui une fois installée apparaît dans la barre de menus. Lorsque vous que ne voulez pas être distrait, cliquez dessus pour recouvrir votre bureau et toutes les icônes et les fenêtres de toutes vos autres applications, pour se concentrer uniquement sur la tâche à accomplir.

La seconde application est Self Control. Cette application open-source vous permet de bloquer votre propre accès aux sites web distrayants et à vos serveurs de messagerie. Il suffit de définir une période de blocage, d’ajouter des sites à votre liste noire et de cliquer sur «Démarrer». Vous ne pouvez plus accéder à ces sites jusqu’à ce que ce délai expire et cela même si vous redémarrez votre ordinateur ou supprimez l’application. D’une efficacité redoutable, n’est-ce pas ? Cette application est uniquement disponible sur Mac.

Enfin, pour améliorer votre productivité, Habitica est unique. Elle vous aide à mettre en place des habitudes solides pour être plus productif. Sous forme de jeu de rôle, elle vous attribue des récompenses ou des punitions si vous ne tenez pas vos engagements. Cette application ludique peut vous emmener loin.

On vous propose une dernière application et celle-ci est certainement la plus utile pour vous, freelance, qui lisez ces dernières. Optez pour un logiciel gratuit d’administration de devis et factures. Il en existe énormément, nous avons trouvé ## après plusieurs tests. Simple d’utilisation, éthique et conçue en France, Kolirys vous accompagne dans toutes vos tâches administratives du quotidien. Elle permet de gérer gratuitement vos clients, vos devis, avoirs, factures, comptabilité, rendez-vous et même ses plannings de missions. Qui dit mieux ?

A vous maintenant de savoir si vous faîtes de votre temps, une force ou une faiblesse car le seul maître à bord, c’est vous.

source : image mise en avant Brad Neathery, Unsplash
corps du texte © Kevin Ku, Unsplash